Політики захисту даних та угоди з користувачами – юридичний бік

Щодо регламентів компанії

Регулярне оновлення внутрішніх регламентів забезпечує відповідність закону, підвищує ефективність роботи та зміцнює корпоративну культуру. Деякі норми мають особливо критичне значення для організації і потребують першочергового перегляду, до яких можна віднести:

• Кодекс поведінки – визначає допустимі поведінкові та етичні стандарти для юристів і співробітників, регламентує дії у складних ситуаціях, наприклад при роботі з комерційною таємницею клієнтів або при веденні переговорів з ними.
• Політика захисту даних – регламентує збір, зберігання та передачу конфіденційної інформації клієнтів, включно з електронною кореспонденцією, договорами та внутрішніми нотатками, особливо в сучасних реаліях.
• Політики дистанційної роботи – встановлюють правила продуктивності, комунікації та безпеки даних для віддалених співробітників. Наприклад, ви впроваджуєте правила обробки корпоративної інформації на домашніх пристроях, щоб знизити ризик витоку даних.
• Політика внутрішніх процесів – визначає загальні правила організації щоденної роботи компанії, включно з використанням корпоративних систем і інструментів, внутрішніми комунікаціями, фінансовими процедурами та базовими HR-процесами, з метою забезпечення узгодженості дій співробітників і зниження операційних ризиків.

Водночас сам перелік регламентів не вирішує проблем, якщо документи не відповідають реальним процесам. Саме тому оновлення регламентів доцільно починати з короткого внутрішнього міні-аудиту, під час якого фіксують, з якими даними працює компанія, хто має до них доступ, через які канали передається інформація та на яких пристроях здійснюється робота.

Ключове значення має організація робочого середовища співробітників. Одним з дієвих шляхів вирішення є використання корпоративних комп’ютерів і ноутбуків, налаштованих системним адміністратором, що дозволяє обмежити ризики порушення регламентів. Для цього співробітникам не дозволяється встановлювати стороннє програмне забезпечення, використовувати особисті акаунти та хмарні сервіси, а також підключати невідповідні розширення та інтеграції.

До цього можна віднести і контроль доступів, при якому права на інформацію надаються лише за потребою і відкликаються після завершення роботи. Окрім цього дотримання базових правил інформаційної безпеки, наприклад вимогу користуватись захищеними мережами та уникати підключення до публічних Wi-Fi, а також відкривання підозрілих листів і посилань, що значно знижує ризик витоку конфіденційних даних. 

Підсумовуючи, складені інструкції допомагають підтримувати належний рівень сервісу, спрощують процедуру онбордингу нових працівників та значно заощаджують час відповідей на ідентичні питання. А в поточних реаліях можливо налаштувати роботу з регламентами через ШІ, який оцифрує їх, що може відповідати та скориговувати роботу, фактично виконуючи функцію більш досвідченого колеги, який пояснює та відповідає на можливі питання при початку роботи.

Щодо обробки персональних даних

Належне управління персональними даними клієнтів, контрагентів і співробітників є не лише юридичною вимогою, а й ключовим фактором довіри та репутації. Недотримання норм чинного законодавства України або міжнародних регламентів (наприклад GDPR), для тих хто має іноземних клієнтів може призвести до високих штрафів, судових претензій і репутаційних втрат.

Захист даних клієнтів стає важливим і з практичного боку, оскільки клієнти очікують, що їхня інформація буде оброблятися прозоро та безпечно. Враховуючи це, радимо допрацювати наступні політики конфіденційності, зокрема:

• Privacy Policy, як базовий внутрішній документ компанії, що визначає загальні принципи та підходи до обробки персональних даних, що описує і пояснює співробітникам, що буде відбуватись з персональними даними;
• Privacy Notice, як основний зовнішній документ, що пояснює користувачам (клієнтам) порядок обробки їх персональних даних у межах окремої взаємодії та зазвичай розміщується на сайті компанії. Він інформує клієнтів або користувачів про те, які саме дані збираються в конкретній ситуації (наприклад, під час заповнення форми на сайті, реєстрації або комунікації через месенджери), з якою метою вони використовуються та які права має особа.

При цьому, компанії також мають координувати свої політики із стандартами клієнтів та вимогами безпеки, ви маєте забезпечувати сумісність обробки даних на належному рівні. Наприклад, під час передачі документів через хмарні сервіси слід переконатися, що шифрування та контроль доступу відповідають і внутрішнім стандартам двох сторін, і регуляторним вимогам.

Крім загальних норм, компанії повинні враховувати галузеві та тематичні закони щодо біометрії, діяльності компанії та використання штучного інтелекту. Наприклад, якщо компанія використовує ШI для аналітики або автоматизації процесів, стандарти мають визначати, які дані обробляються, хто має доступ і як забезпечується прозорість перед клієнтами.

Підсумовуючи, загальна сума штрафів за порушення GDPR у ЄС наближається до 7 млрд євро переважно через порушення умов (політик) взаємодії з користувачами. Однак важливо памʼятати що регламент застосовується не до організацій, а до процесів всередині, тому навіть гарні документи не можуть прибрати можливі ризики без правильно налаштованих внутрішніх процесів компанії та її співробітників.

Практичні кейси та наслідки

У нашій практиці ми регулярно супроводжуємо компанії та робимо юридичний check-up. При цьому, бізнес не завжди усвідомлює, що документи більше не відповідають реальним процесам та це звʼясовується в процесі виконання інших задач. Наприклад, компанія запускає новий онлайн-сервіс, активно використовує аналітику, чат-підтримку та інтеграції із зовнішніми платформами, але політики конфіденційності та внутрішні процедури не відображають цих процесів.

В таких випадках ми рекомендуємо робити мапу шляху даних та вести актуальний реєстр обробок даних, який охоплює всі канали комунікації з клієнтами. Додатково важливо зрозуміло пояснювати співробітникам як працювати з новими каналами комунікації, про безпечну обробку запитів від клієнтів і користувачів, а також порядок реагування на інциденти. 

Окрему увагу варто приділяти систематизації документів, бо із зростанням їх кількості доцільно впроваджувати єдиний реєстр. Така таблиця може містити назву документа, короткий опис, дату та суть останніх змін, статус, очікувані до опрацювання правки, а також відповідальних осіб за підтримання документа в актуальному стані. 

Крім того, конкретні кейси демонструють наслідки не налаштованості процесів. Наприклад, відомі витіки даних по прикладу Panama Papers, Allianz Life, Orrick чи Pillsbury показали, як недосконалі внутрішні процедури юридичної фірми призвели до глобальних репутаційних і правових наслідків. В умовах розвитку цифрових інструментів та поширення атак із використанням соціальної інженерії відсутність чітких внутрішніх правил і контролю доступів суттєво підвищує ризик витоку конфіденційної інформації.

Тому практичні кроки для мінімізації ризиків включають регулярний внутрішній аудит процесів, контроль доступів, резервне копіювання даних і навчання співробітників правилам інформаційної безпеки, що дозволяє зменшити юридичні та операційні ризики і підтримувати довіру клієнтів.

Висновок

Правильно налаштовані процеси це не формальні документи «для галочки», а живий інструмент управління ризиками, процесами та довірою клієнтів. У міру розвитку бізнесу, впровадження нових технологій, каналів комунікації та моделей роботи, застарілі норми швидко втрачають зв’язок із реальністю та створюють додаткові ризики.

Регулярне оновлення системи роботи допомагає компанії залишатися гнучкою та узгодженими зі змінами у процесах, технологіях і нормативних вимогах. Своєчасна актуалізація документів забезпечує зрозумілі правила роботи, покращує взаємодію між підрозділами та полегшує інтеграцію нових співробітників, що сприяє підвищенню якості виконання задач.

Важливу роль у цьому відіграє системний підхід. У підсумку, компанії, які інвестують у актуалізацію внутрішніх політик і контроль їх фактичного застосування, отримують більш керовану операційну модель, знижують ризик штрафів і конфліктів із регуляторами та зміцнюють довіру клієнтів і партнерів.

Опубліковано Pravo, Видавництво Юридична Практика

Посилання на статтю